El siguiente paso en la configuración de su cuenta implica la creación y personalización de sus listas de control. Estas serán las plantillas dinámicas e inteligentes que utilizará en todas sus propiedades para completar las distintas tareas.

Este detallado recorrido cubrirá los aspectos básicos sobre cómo puede modificar las plantillas para adaptarlas a las operaciones de su negocio.

También puede ver un vídeo de como completar este paso aquí.

Las plantillas son listas de control digitales que se aplican globalmente a todas las propiedades. Son totalmente personalizables y pueden basarse en las listas de control de limpieza o inspección que su personal utiliza actualmente para completar las tareas en las propiedades.

Antes de crear una plantilla, es importante pensar en el objetivo de la tarea. ¿Busca proporcionar a su personal de campo requisitos específicos a medida que avanzan por la propiedad? ¿Busca proporcionar recordatorios suaves de lo que es más importante que completen? ¿Los requisitos deben estar relacionados con el inventario del inmueble?

Las plantillas pueden organizarse en tres niveles, con requisitos dentro de cada nivel.

Las plantillas son globales y se aplicarán a todas las propiedades a las que se asignen. Deben ser lo más completas posible y abarcar la gran mayoría de las acciones que deben realizarse en todas sus propiedades.

Cuando su equipo realice tareas en una propiedad por primera vez, la plantilla permitirá a su personal registrar información sobre lo que hay o no en cada propiedad. Esto hará que la plantilla se adapte a cada propiedad.

Por ejemplo: Si incluyó "Bañera de hidromasaje" como un elemento en su plantilla de inspección general, y una propiedad no tiene bañera de hidromasaje, la primera vez que alguien inspeccione esta propiedad verá la opción de seleccionar "No aplicable" y luego "No existe". Esto eliminará que la bañera de hidromasaje aparezca en esa plantilla de inspección para esa propiedad en el futuro. Cubriremos esto más a fondo en un momento.

Puede crear plantillas de Limpieza, Inspección y Mantenimiento. El proceso para configurar plantillas es el mismo en los tres departamentos.

1. Vaya a la página Tareas y seleccione el departamento para el que desea crear una plantilla.

2. Haga clic en el botón Plantillas de la derecha.

Esto le llevará a la página de plantillas de departamento, que albergará todas las plantillas asociadas a ese departamento.
​

Verá algunas plantillas predeterminadas que ya hemos añadido a su cuenta. No dude en personalizar, eliminar o modificar estas plantillas para adaptarlas a sus prácticas de empresa.

Para personalizar una plantilla existente, haga clic en la plantilla en cuestión. Esto le llevará a la página de plantillas individuales, donde podrá editar el contenido de la lista de control.

Para añadir una nueva plantilla, haga clic en el botón Nueva plantilla en la esquina superior derecha de la pantalla.

Esto le llevará a la página de creación de nuevas plantillas.

Para empezar a personalizar una plantilla nueva o una ya existente, haga clic en la plantilla en cuestión. Accederá directamente a la página de plantillas individuales.

Le recomendamos que primero se asegure de que todas las secciones de la plantilla preexistente le sirven: "Interior", "Exterior", etc.
​
También puede aprovechar las secciones para tareas que no sean específicas de una habitación o un objeto. Por ejemplo, crear una sección "Antes de salir" le permite registrar tareas genéricas como "Cerrar todas las ventanas o puertas antes de salir de la propiedad."

Haciendo clic en el icono del lápiz junto a la sección podrá editar el nombre de la sección.

Puede añadir una nueva sección en la parte inferior de la página de la plantilla haciendo clic en el botón + Añadir sección.

Un error común es utilizar secciones para registrar sus habitaciones. Esto es un error y causará problemas con la forma en que la plantilla interactúa con la propiedad.

El siguiente nivel de la plantilla serán las habitaciones. Se pueden añadir habitaciones a la sección.

Para añadir una nueva habitación, localice la sección en la que desea colocar la habitación y haga clic en el botón, + Añadir habitación o ítem a [Nombre de la sección].

Aparecerá un menú desplegable en el que podrá seleccionar la habitación que desea añadir. Es importante tener en cuenta que tendrá que seleccionar una opción de la lista para añadirla a la plantilla.

Si necesita eliminar una habitación de la plantilla, tendrá que eliminar primero todos los elementos + requisitos asociados a esa habitación. Una vez eliminados, debería aparecer la opción de eliminar la habitación.

Además, sólo puede añadir 1 dormitorio o baño a la plantilla. Cuando la plantilla se utiliza en una propiedad, multiplicará la cantidad de dormitorios o baños en función de la información de la propiedad.

El tercer nivel de la plantilla son los ítems, que son los objetos específicos que existen dentro de la habitación o sección en cuestión. Los ítems pueden añadirse al nivel de la sección o de la habitación, como se muestra a continuación.

Aquí utilizará el menú desplegable para seleccionar el ítem que desea añadir a la plantilla.

Los requisitos son las tareas individuales asociadas a la sección/habitación/item. Están diseñados para ser directrices que se pedirá a su personal que complete. Puede elegir entre siete opciones de requisitos diferentes:

También existe la opción de cargar una foto de referencia. Esto puede ser útil para los usuarios como referencia mientras están sobre el terreno. Tenga en cuenta, sin embargo, que las fotos de referencia añadidas aquí deben aplicarse a todas las propiedades.

Para añadir una foto de referencia:

Los usuarios podrán hacer clic en la foto para ampliarla.

Puedes organizar una plantilla una vez creada. En la parte izquierda de la página, basta con hacer clic en "Organizar" y arrastrar y soltar para mover los elementos según sea necesario.

Hay diferentes maneras de enfocar la creación de la plantilla, pero lo importante es que diseñe una lista de control que le sirva a usted y a su empresa. Esto significa que la plantilla puede ser tan detallada y sustancial o tan escueta y mínima como desee.

Sea cual sea el enfoque, en esta plantilla general querrá añadir más cosas de las que puedan aplicarse a una propiedad concreta. Si hay un elemento o un requisito que es muy específico de una propiedad o de unas pocas, también tiene la opción de añadirlo como Requisitos específicos de la propiedad.

Añadir ítems y habitaciones a las plantillas le ayudará a crear un inventario de propiedades y a eliminar requisitos innecesarios simultáneamente.