El paso 7 está dedicado a configurar sus Reglas de Planificación Automática para sus flujos de trabajo. Estos ajustes determinarán cómo sus flujos de trabajo automatizados se crearán automáticamente dentro de su cuenta Breezeway.

También puede ver un vídeo de como completar este paso aquí.

Los flujos de trabajo automatizados permiten automatizar la planificación de tareas en función de una serie de criterios establecidos.

Para acceder:

1. Vaya a Configuración en la esquina inferior izquierda y vaya a la pestaña Planificación en el menú de la izquierda.

Los flujos de trabajo automatizados le permiten seleccionar con cuánta antelación desea que se creen las tareas.

El calendario puede ajustarse haciendo clic en el menú desplegable de la derecha. La planificación puede crearse con hasta 60 días de antelación.

Ejemplos:

¿Qué ocurre si entra una nueva reserva después de que se haya ejecutado el calendario automático?

Si se añade una nueva reserva después de que los flujos de trabajo automatizados hayan programado las tareas y se altera la programación existente, enviaremos una notificación a todos los administradores o supervisores que tengan seleccionada la notificación de "Actualización de reservas". Esto será importante para realizar un seguimiento de los cambios en la planificación y de las reservas de última hora que se añadan.

Ejemplo: Una nueva reserva entra y el Check-out se convierte en un Turno. Esto eliminará las tareas de Check-out/Check-in, ya que el flujo de trabajo de Turnos las sustituirá.

Borrador: Los flujos de trabajo automatizados pueden ser borradores, lo que significa que su personal no recibirá notificaciones de asignación hasta que usted confirme el horario.

Tendrá que asegurarse de confirmar la programación para que su equipo sepa lo que tiene programado para la semana. Puede confirmar varias tareas de un flujo de trabajo en bloque.

Confirmado: Los flujos de trabajo automatizados se pueden confirmar cuando se crean, lo que significa que su personal será notificado automáticamente de cualquier asignación que se añada a la planificación.
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Algunas cosas a tener en cuenta sobre la confirmación automática::

Si esta función está desactivada, todas las tareas aparecerán como no asignadas. Tendrá que asignar y confirmar la tarea para que se lleve a cabo.

Si los limpiadores, inspectores o trabajadores de mantenimiento deben asignarse automáticamente a los borradores, active esta opción. Esto asignará automáticamente las tareas tanto a los borradores como a las tareas confirmadas.
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Nota: Las tareas en borrador deberán confirmarse para enviar las asignaciones y las notificaciones correspondientes.

Si esta opción está activada, los flujos de trabajo se moverán al cambiar las reservas. Si la fecha de entrada o salida de una reserva se amplía o acorta, el flujo de trabajo se moverá en función del cambio.

Examples:

Tenga en cuenta que cualquier cambio que se realice en una tarea mientras está confirmada (no en borrador) se notificará automáticamente a la persona asignada.

Los flujos de trabajo automatizados rellenarán sus reservas con la(s) plantilla(s) correspondiente(s) basándose en reglas personalizadas establecidas por usted y su equipo.

Puede crear y/o editar las existentes en la parte inferior de la página de Planificación. Debería tener este aspecto -

Para empezar a editar el flujo de trabajo existente para adaptarlo a sus propios procesos, haga clic en el flujo de trabajo. En el ejemplo anterior, se trataría de la Limpieza de Salida.

Esto le llevará a la siguiente página, donde podrá personalizar el flujo de trabajo automatizado según sus preferencias:

Para editar el flujo de trabajo existente, haga clic en el botón azul Editar situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

A continuación encontrará explicaciones sobre qué significa cada sección del flujo de trabajo automatizado y cómo personalizarlo.

Esta sección le permite establecer los criterios para cuando el flujo de trabajo automatizado debe aplicarse a esas nuevas reservas.

Esta opción le permite especificar si desea que este flujo de trabajo se aplique a las Reservas de Huéspedes y/o a las Reservas de Propietarios y/o a Todos los Tipos de Huéspedes.

Para editar esto, pase el cursor sobre la opción Todos los Tipos de Huésped, donde verá la opción +Añadir filtro. Esto le permitirá especificar a qué tipos de huéspedes desea que se aplique este flujo de trabajo.

Esta opción le permite especificar la duración de la reserva a la que debe dirigirse este flujo de trabajo.

Para editar esto, sitúese sobre la opción Todas las Estancias donde verá la opción +Añadir filtro. Al hacer clic en esta opción, podrá especificar la duración de la estancia a la que debe dirigirse este flujo de trabajo.

Esto le permite especificar si este flujo de trabajo debe dirigirse a Todas las Propiedades o a un subconjunto de propiedades adjuntas a un Grupo o Etiqueta en particular. Para más información sobre Grupos de Propiedades o Etiquetas, vea este artículo sobre Grupos o este sobre Etiquetas.

Para editar esto, pase el ratón sobre la opción Todas las Propiedades donde verá la opción +Añadir filtro. Al hacer clic en esta opción podrá especificar si el flujo de trabajo debe dirigirse a un Grupo o a una Etiqueta, y podrá designar cuál de ellos es.

Esta sección le permite especificar cuándo el flujo de trabajo automatizado debe planificar la(s) plantilla(s) de su elección.

Como se ilustra arriba en la foto de referencia, la sección le permite especificar si el flujo de trabajo debe programarse en Checkout o Check-in. También le dará la flexibilidad de determinar si debe ocurrir el mismo día o hasta 5 días antes o después del check-in o checkout.

En la casilla inferior, puede seleccionar las plantillas que desea añadir al flujo de trabajo. Aquí es donde usted especificaría qué plantilla en particular desea que su personal complete para este flujo de trabajo. Si desea cambiar una plantilla, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a Limpieza de Salida.

Si desea añadir varias plantillas al flujo de trabajo, haga clic en + Añadir plantilla. Esto le permitirá añadir más de 1 plantilla al flujo de trabajo.

Como ilustra el ejemplo anterior, hay dos reglas separadas para Checkout y Checkout (turno). Es importante tener en cuenta que el sistema reconoce un checkout (o check-in) estándar como distinto de un Checkout (turno) o Check-in (turno). Si desea que su flujo de trabajo se aplique tanto a las reservas estándar como a las reservas de rotación en el mismo día, asegúrese de tener una regla para programar el flujo de trabajo en la Checkout (turno) o en la Check-in (turno), como se muestra arriba.